Marcar na lista as tarefas feitas é tão importante como cumpri-las

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Para muitas pessoas, fazer listas de tarefas dá estrutura às pressões de tempo – sejam estas exigências autoimpostas ou relacionadas com o trabalho ou a família.

A maneira de registar as tarefas pendentes varia, mas os objetivos são geralmente os mesmos: obter uma visão geral, estabelecer prioridades, não se esquecer de algo e limpar a sua mente para se concentrar no momento presente.

“Criar listas faz-me sentir mais segura e preparada. Tenho a sensação de que vou esquecer alguma coisa. Não quero esquecer-me das coisas, não quero ser alguém que não cumpre o que promete”, diz Elena Kupchik, diretora financeira de uma associação em Delaware, nos Estados Unidos – e uma viciada em listas.

Especialistas em gestão do tempo, como David Allen, autor do livro “Getting Things Done” (Fazendo as coisas, em tradução livre), dizem que as listas de tarefas eficazes são aquelas que ajudam a pessoa a sentir-se segura de que está a fazer o que é certo naquele momento.

Nas sociedades que exaltam a ideia de que fazer mais significa viver mais, essa confiança pode ajudar as pessoas a desfrutar o seu tempo como gostam, em vez de terem o tempo controlado por forças externas.

A psicologia das listas

É claro que uma lista não é apenas uma lista e que algumas podem até causar ansiedade. Mas qual é o segredo de uma lista de tarefas útil?

“A sua lista de tarefas deve ser sua amiga, e não o seu juiz”, disse à BBC Vanessa Bolton, que trabalha como consultora de gestão para a Stress Management Society, uma organização sem fins lucrativos que ajuda empresas e indivíduos a lidarem com stress.

O primeiro passo para colocar ordem no caos, regra geral, é pôr tudo num só lugar. Mas e depois? O que pode ser feito para organizar melhor as listas?

Especialistas concordam: as listas devem curtas.

Sevil Turker, CEO de uma empresa de consultoria com sede em Frankfurt, diz que fica satisfeita todos os dias ao marcar uma tarefa da sua lista como feita – e faz tarefas pequenas da lista só para sentir que está a conseguir. No entanto, tem o cuidado de não aumentar a lista artificialmente só para ficar feliz por marcar mais os itens. “Prefiro uma lista curta, acima de tudo”, disse.

Quando as listas são grandes demais

Michael Linenberger, autor do livro “The One Minute To-Do List” (A lista de um minuto, em tradução livre), propõe um método para gerir listas que ajuda as pessoas a reavaliarem suas prioridades e, assim, encurtá-las. É como diz o ditado: “Se tudo é prioridade, nada é prioridade.”

É preciso focar no que deve ser feito hoje antes de sair do trabalho, diz Linenberger, e não apenas naquilo que seria bom fazer.

As tarefas que tem mesmo que fazer são os itens “essenciais“. São as coisas que “precisa absolutamente fazer agora”, segundo o escritor. “Quando as coisas mais essenciais e importantes estão no topo da lista, pode deixar as coisas pequenas para o final de forma a que elas não o desconcentrem e nem o assustem.”

O fato de que prestamos mais atenção aos e-mails que chegam no topo da caixa de entrada, mesmo quando eles são pouco importantes, é um exemplo simples de como acabamos a trabalhar em coisas que não são tão importantes só porque elas aparecem à frente dos nossos olhos.

Para as coisas menos importantes, Linenberger recomenda classificá-las como tarefas “imediatas”, que precisam ser feitas nos próximos 10 dias, ou tarefas “de longo prazo”, que podem ser feitas a qualquer altura ou têm um prazo alargado o suficiente para que não tenha que se preocupar já com elas.

O fator bem-estar

E o que dizer às alturas em que acrescenta tarefas a listas de outros dias só para marcá-las como cumpridas?

Segundo Michael Linenberger, algumas pessoas acreditam que quando marca um item na lista de tarefas a fazer, o organismo liberta uma dose de endorfinas – substâncias químicas ligadas à sensação de felicidade e euforia. É um grande alívio da culpa persistente relacionado com tarefas pendentes e ao sentimento de que nos estamos a depecionar a nós mesmos – e aos outros.

“Marcar um item como concluído liberta um pouco da culpa e dá uma sensação que dura pouco, mas é deliciosa”, disse Linenberger. “É quase como usar uma droga.”

ZAP / BBC

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