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A debater-se com a sua produtividade no trabalho? Aqui estão algumas dicas, soluções e estratégias para o ajudar a trabalhar melhor.
Muitas vezes pode ser difícil manter um nível estável de produtividade no trabalho. Por vezes sentimo-nos cansado, stressados ou precisamos de esforço para nos concentrarmos.
Todos temos dias como esses, mas felizmente existem formas de ultrapassar essas questões, como relatou o Silicon Republic.
Planeamento inteligente – SMART
Zuoyun Jin, da Yahoo, disse que usa frequentemente o método de planeamento inteligente para planear os seus objetivos mensais.
O SMART significa Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-bound (Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal, em tradução livre) e foi concebido para ajudar os indivíduos a estabelecer metas e objetivos de uma forma que atinja melhores resultados.
Específico refere-se aos objetivos exatos que precisam de ser alcançados e aos passos necessários para os atingir; mensurável é utilizado para determinar a quantidade que precisa de ser feita; alcançável responde às expectativas realistas da meta; relevante refere-se à razão pela qual o objetivo está a ser feito; o tempo limite analisa a forma como o objetivo precisa de ser programado a fim de ser concluído.
Ao planear os objetivos de acordo com os parâmetros descritos na sigla SMART, e assegurando que o objetivo encaixa-se em cada parâmetro, espera-se um maior grau de sucesso a longo prazo.
Estratégia dos Quatro D
A estratégia dos quatro D é uma tática utilizada por Shreya Aggarwal, da PwC, e Eimear Higgins, da Bristol Myers Squibb, para dar prioridade às tarefas de trabalho e assegurar uma gestão do tempo bem sucedida. Os quatro D em questão são Do, Defer, Delegate and Delete (Fazer, Adiar, Delegar e Apagar, em tradução livre).
Ao tirar um momento para classificar as tarefas de acordo com estes termos, pode alcançar todo o seu potencial produtivo e evitar o desperdício de tempo e energia.
Veja o que precisa de ser feito e descubra se é a prioridade máxima e se precisa de ser concluída primeiro (fazer); se pode ser adiada e concluída mais tarde (adiar); se essa tarefa precisa de ser atribuída a outra pessoa (delegar); ou se a tarefa é desnecessária e pode ser removida da sua agenda (apagar).
O princípio de Pareto (80/20)
O princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20, é um método utilizado por Anna Murphy, uma treinadora na Version 1. Este método sugere que 80% do seu sucesso no trabalho vem de 20% das suas tarefas, pelo que a cuidadosa hierarquização das tarefas é da maior importância.
A Caixa Eisenhower
Anna Murphy também usa o método Caixa Eisenhower – assim designado em homenagem ao 34.º Presidente dos Estados Unidos, que era conhecido pela sua produtividade. Trata-se de “uma grelha simples com quatro quadrantes que ajuda os indivíduos a gerir as suas tarefas com base na sua urgência e importância”.
Os quatro quadrantes são distribuídos da seguinte forma: importante e urgente; importante mas não urgente; urgente mas não importante; e não importante e não urgente. Ao categorizar as tarefas de acordo com estes quadrantes, a produtividade, o sucesso e a gestão global do tempo podem ser melhorados.
Listas e notas adesivas
As listas são uma forma simples mas eficaz de melhorar e aumentar a produtividade. O valor organizacional das listas não se perde no Ciaran Chaney, da Personio, que aconselha a passar os primeiros 15 minutos do dia a fazer uma lista de afazeres que deve no topo da agenda. Da mesma forma, Moya Clarke, da BT Ireland, sugeriu que deve manter uma lista ativa de afazeres ao longo do dia.
As notas adesivas são também um recurso útil, segundo Stephen Fearon, da Henkel Adhesive Technologies, que as utiliza como uma lista de verificação no seu quadro de avisos no trabalho.
“Todas as manhãs, verifico o quadro, retiro as tarefas mais importantes do dia e coloco-as na minha bancada e tento abordá-las uma a uma, esmagando-as quando termino. Tudo o que não estiver concluído é recolocado no quadro e priorizado para o dia seguinte”, explicou.
Limitar as distrações
As distrações podem são um obstáculo comum à produtividade, mas existem formas de as reduzir. Um exemplo são as constantes notificações de vários canais de comunicação, tais como o seu telemóvel ou o correio eletrónico.
Chaney, Murphy e Higgins sugeriram que desligue o telemóvel ou notificações de e-mail, para evitar interrupções durante a conclusão das tarefas. Essa ação pode produzir resultados subtis mas eficazes e pode ajudá-lo a concentrar-se totalmente nas suas tarefas e a manter uma concentração vital ao longo do dia.
Identificação de tempos de trabalho ideais
Segundo Chaney, identificar os momentos em que a sua capacidade de trabalho está no seu melhor é vital para assegurar a produtividade, juntamente com reconhecer quando é apenas um dia difícil para si e aceitá-lo.
“Identifique quando trabalha na sua capacidade ótima e assegure-se de que trabalha nas suas tarefas e projetos mais duros e prolongados durante estes tempos”.
Depois, quando tiver mais dificuldade em concentrar-se, aceite que não é o dia em que vai fazer aquele grande avanço no projeto em que tem estado a trabalhar e concentre-se antes nas suas tarefas mais simples.
Tempo longe da secretária
Finalmente, um conselho frequente para qualquer pessoa é simplesmente fazer uma pausa e afastar-se por um momento da secretária. Uma aventura rápida lá fora para apanhar ar fresco ou um alongamento das pernas pode beneficiar a sua capacidade de produtividade e refrescar a sua mente.
Ninguém pode sentar-se numa secretária durante oito ou nove horas seguidas e trabalhar com todo o seu potencial. Encontrar o tempo para fazer uma pausa é importante e beneficiará tanto durante as horas de trabalho como fora do seu horário.
