Como gere os seus emails? É do tipo de pessoa que gosta de ter a caixa de entrada vazia, ou deixa milhares de emails por ler?
Um novo estudo, publicado na revista Information Research, sugere que deixar todos os seus emails na caixa de entrada provavelmente vai deixá-lo insatisfeito com a gestão dos seus registos pessoais.
Num inquérito exploratório, foi perguntado aos participantes como lidavam com os seus registos pessoais, como faturas, subscrições online e itens semelhantes. Muitos destes chegam por email.
A maioria dos inquiridos deixava os seus registos eletrónicos no email. Apenas metade guardava itens como faturas e outros documentos noutros locais, como no computador ou na nuvem. Mas ter uma caixa de entrada desorganizada também levou a problemas, incluindo faturas perdidas e o perder o rasto de correspondência importante.
O risco de perder o rasto dos seus emails
Receber faturas, renovações de seguros e outros documentos domésticos por email poupa tempo e dinheiro, e reduz o uso desnecessário de papel.
No entanto, existem riscos envolvidos se não mantiver os seus registos eletrónicos organizados. Os inquiridos no estudo reportaram problemas como a caducidade do registo do veículo, falha em cancelar subscrições indesejadas e o não aproveitamento de deduções fiscais porque era demasiado complicado encontrar os recibos.
Isto sugere que multas por atraso e outros descuidos com emails poderiam estar a custar centenas de dólares a pessoas todos os anos.
Além dos custos financeiros, a pesquisa sugere que não organizar e gerir os registos eletrónicos dificulta a compilação das informações necessárias na altura do imposto ou para outras situações de alta importância, como aplicações de empréstimo.
O que foi descoberto?
Foram inquiridas mais de 300 pessoas diversas sobre a gestão dos seus registos eletrónicos pessoais. A maioria era da Austrália, mas também inclui respostas de outros países, como o Reino Unido, Estados Unidos, Suíça, Portugal e outros.
Dois terços usavam o seu email para gerir registos pessoais, como faturas, recibos, subscrições e mais. Desses, uma vez que os inquiridos tinham lidado com o seu email, cerca de metade deles organizava os emails em pastas, enquanto a outra metade deixava tudo na caixa de entrada.
Enquanto a maioria organizava o email do trabalho em pastas, eram muito menos propensos a organizar o email pessoal da mesma forma.
Os resultados também mostraram que apenas metade (52%) dos que deixavam todo o seu email na caixa de entrada estava satisfeita com a gestão dos seus registos, comparado com 71% que organizavam o seu email em pastas.
Dos que guardavam a sua documentação na nuvem (Google Drive, iCloud, Dropbox e similares), 83% reportaram estar satisfeitos com a gestão dos registos domésticos.
O estudo foi exploratório, portanto será necessário mais investigação para ver se as descobertas se aplicam de forma mais universal. No entanto, a análise estatística revelou práticas associadas a resultados mais satisfatórios, e outras que poderiam ser melhor evitar.
O que pode correr mal com uma abordagem apenas por inbox?
Com base nas respostas, foram identificados três problemas principais em deixar todo o seu email na caixa de entrada.
Primeiro, os utilizadores podem perder o rasto das tarefas que precisam de ser feitas. Por exemplo, uma fatura que precisa de ser paga pode descer na linha sem ser notada, afogada por outros emails.
Segundo, confiar na pesquisa para reencontrar emails significa que precisa de saber exatamente o que está à procura. Por exemplo, na altura dos impostos, procurar por recibos de doações de caridade depende de se lembrar do que procurar, bem como da redação exata no email que contém o recibo.
Terceiro, muitas faturas e extratos não são enviados como anexos nos emails, mas sim como hiperligações. Se mudar de banco ou de outro fornecedor de serviços, essas hiperligações podem não estar acessíveis mais tarde. Não ser capaz de aceder a recibos de vencimento de um antigo empregador também pode causar problemas, como mostrado pelo escândalo Robodebt ou pelo caso recente da Australian Tax Office a reavivar dívidas antigas.
4 dicas para uma melhor gestão de registos
Os inquiridos tendiam a escolher um formato mais organizado do que o seu comportamento atual quando questionados sobre um local preferido para manter os seus registos pessoais. Idealmente, apenas 8% dos inquiridos deixariam tudo na sua caixa de entrada de email, não organizado.
As descobertas sugerem um conjunto de práticas que podem ajudá-lo a dominar os seus registos eletrónicos e evitar stress ou perdas financeiras:
- organize o seu email em pastas por categoria, ou guarde registos em pastas na nuvem ou num computador
- faça o download de documentos que não estão anexados aos emails ou que lhe são enviados – como contas de utilidades e todos os seus recibos de vencimento
- coloque renovações importantes no seu calendário como lembretes
- elimine emails de lixo e cancele subscrições, para que a sua caixa de entrada possa ser transformada numa lista de tarefas a fazer.
ZAP // The Conversation
