“Depois teremos uma reunião para analisar o que foi discutido nesta reunião”. Já se fartou disto?
“Bom. Muito bom dia. Resolvi marcar esta reunião para discutirmos um dos maiores problemas que a nossa organização enfrenta: a má gestão do tempo”.
“Na reunião que tivemos há pouco, alguns de vocês disseram que um dos factores que nos faz desperdiçar mais tempo são as reuniões. Mas sou sensível ao argumento apresentado na reunião de ontem”.
“Daí, termos marcado esta reunião para, em conjunto, encontrarmos uma data para uma reunião sobre o fim das reuniões”.
“Bom, dou por encerrada esta reunião e vemo-nos já de seguida numa reunião no andar de cima”.
Não, não são excertos de reun… de conversas no ZAP. São excertos de um programa de humor na rádio TSF, sob a voz de Maria Rueff.
Mas podiam ser o relato da empresa onde trabalha, provavelmente. Há quem diga que passa mais tempo em reuniões do que a fazer algo concreto. Até pode nem ser bem assim, mas a ideia que fica é essa.
Um inquérito nos EUA revelou que 83% dos trabalhadores gastam entre 4 a 12 horas semanais em reuniões. Os fundadores ou directores-executivos chegam às 20 horas por semana (metade do tempo suposto de trabalho).
E muitas dessas reuniões são longas, aborrecidas: muito tempo à volta de um assunto – mas sem se definir nada concreto – conversas interrompidas por falhas técnicas quando são feitas à distância, discursos repetitivos, temas extras constantes, fala-se sobre o tempo e sobre o Alonso que quase ganhava a corrida anterior de Fórmula 1…
Acabar com essas reuniões? Não vai acontecer. Mas há formas de torná-las mais curtas, mais rápidas.
O portal Wired sugere abrir o espaço 5 a 10 minutos antes da hora marcada; se for reunião online/híbrida, a ligação e todos os testes técnicos devem ser feitos antes do início da reunião, para não interromper as conversas depois.
Se for o responsável pela empresa, ou pela reunião, não seja repetitivo. Não se distraia. Foco. E convém haver sempre um líder do encontro.
Ainda sob o mesmo contexto, não chame pessoas para a reunião quando essas pessoas, na verdade, são dispensáveis naquele caso. Mais pessoas = mais tempo.
Não há telemóvel na sala de reuniões; evitam-se distracções. Querem ver o que está a ser discutido? Olhem para um ecrã comum, ou para papel.
Se a reunião abordar mais do que um assunto, estabeleça horários para cada um (que devem ser cumpridos rigorosamente); assim todos sabem quais são as prioridades em relação ao tempo. Até pode funcionar melhor se houver um relógio a mostrar uma contagem decrescente, como há por exemplo no Parlamento.
Agora, uma sugestão sobre comida. Sim, comida. Cuidado com os bolos de aniversário ou com guloseimas: sujam tudo, gasta-se tempo a limpar (e os que estão lá em casa a assistir online ficam só a olhar).
Se todos os assuntos foram abordados antes da hora prevista para o fim da reunião, que tal… terminar a reunião? Feche o encontro mais cedo, não há probblema.
Por fim: uma calculadora. Faça contas às horas que passaram em reuniões ao longo do mês passado e veja o que isso representa em salários e perda de produtividade.
